Si está gestionado o dirigiendo un proyecto, está trabajando con la Triple Restricción.
Por tanto fácilmente se puede argumentar que la triple restricción es el único concepto más importante en la historia de la gestión de Proyectos. El genio que inventó este modelo está a la par con la persona que por primera vez salió con la rueda.
Okay, tal vez es un poco una exageración, pero en el mundo de administración de proyectos la triple restricción es como la invención de la rueda cuando se usa en combinación con un software de gestión de proyectos puede darle la habilidad de llevar sus proyectos hacia el éxito
La triple restricción definida
¿Qué es la triple restricción? Es fácil, es un modelo de restricciones inherentes en la administración de un Proyecto. Esas restricciones abarcan tres aspectos:
Costo: las restricciones financieras del proyecto, también conocidas como el presupuesto del proyecto.
Alcance: las actividades requeridas para cumplir con los objetivos del proyecto.
Tiempo: el cronograma para el proyecto para qe quede completo.
Básicamente la triple restricción establece que el éxito del proyecto está impactado por su presupuesto, fechas límite y características. Como un administrador de ese proyecto, usted puede negociar entre esas tres restricciones; sin embargo, cambiar una de las restricciones significa que las otras dos sufrirán alguna extensión.
Hoy en día el concepto de Triángulo de Negociación es expandido detectando la interacción de más variables. Es comúnmente aceptado que existen al menos seis restricciones en un proyecto, sin contar a la experiencia del cliente.
Mientras es verdad que la triple restricción es una parte importante de un proyecto exitoso, esto no determina el éxito. Los proyectos están hechos por muchas partes, más que las tres, aunque importantes que acompañan a la triple restricción. Algunas veces usted no podrá engañar a la Triple restricción, pues esos tres factores están siempre en juego en el proyecto.
¿Por qué es importante la Triple restricción?
piense que la triple restricción como los límites sobre los cuales usted puede trabajar. Sólo que estás restricciones mejoran la creatividad, la triple restricción provee un marco de trabajo sobre el que todos en el proyecto deben pueden estar de acuerdo. Estas métricas conducen al proyecto hacia delante en tanto que permitan los ajustes necesarios cuando los incidentes se levanten.
Administrar un proyecto casi siempre es una serie de sacrificios y compromisos para mantener las cosas moviéndose adelante hacia una completitud exitosa. La triple restricción es un modelo que ayuda a los administradores a saber qué sacrificios se van a dar y qué impacto tendrán en otros aspectos el proyecto.
A través de un tablero de control de administración de Proyectos, un administrador puede mantener la vista cómo progresa el proyecto. Métricas tales como el cronograma, los costos y el alcance del proyecto son fáciles de rastrear. Con esta información un administrador puede identificar y ajustar la triple restricción para prevenir que esos incidentes desarrollen en problemas.
Sumerjámonos en la triple restricción
La triple restricción aparenta ser simple pero sólo en la superficie. Cada uno de los tres puntos de este triángulo puede ser desempaquetado y revelar un significado más profundo.
Costo
El compromiso financiero de un proyecto es dependiente a varias variables. Hay recursos involucrados, desde materiales a gente, Qué incluye costos de trabajo. Hay otras fuerzas externas que pueden impactar un proyecto, que deben ser consideradas en el costo del trabajo punto
Existen también costos fijos y variables inherentes en cualquier proyecto, tales como el costo económico de equipos con distintas destrezas y productividad, que deben ser calculadas. Esto puede entrar seriamente en juego con el uso de trabajadores contratados o outsourcing.
Los procesos de costo incluyen la estimación de costos para averiguar los compromisos financieros necesarios para todos los recursos involucrados para completar el trabajo. Presupuestar costos Crea una línea base de costos. Controle los costos para administrar la fluctuación de los costos a lo largo del proyecto.
Hay varios métodos para estimar Los costos del proyecto:
- Datos históricos: usar los costos de proyectos similares por comparación.
- Costos de recursos: Determinar la tasa de costos de bienes y trabajo por unidad.
- Estimación Ascendente: Estimar desde el más bajo al más alto nivel de paquetes de trabajo.
- Paramétrico: Medir las relaciones estadísticas entre los datos históricos y otras variables.
- Propuestas de vendedores: Promedio de algunas de las propuestas de vendedores en un proyecto.
- Reserva: Agregar costo de actividades.
- Análisis de calidad: Estimar costos de la más alta calidad para las actividades.
Alcance
Cómo se mencionó, el alcance del proyecto gestiona requerimientos específicos o tareas necesarias para completar el proyecto. El alcance es importante para gestionar cualquier proyecto ya sea proyectos de software ágiles o proyectos de cascada bien planificados, porque si no puede controlar el alcance de un proyecto probablemente no lo entregará a tiempo ni bajo el presupuesto.
Cuando se gestiona el alcance es crítico que priorice sus tareas, permitiéndole planificar y asignar recursos efectivamente. Sin la creación de una sensación de orden, es fácil sobresaturarse permitiendo un Scope Creep. Asegúrese de apuntar a tareas prerrequisitos tales que su proyecto pueda desarrollarse suavemente y sin traumas.
Otro factor clave en la gestión y establecimiento del alcance es manejar las expectativas de los interesados. Los interesados casi siempre pueden tener nuevas demandas que saltan durante un proyecto, y usted necesita poder aliviar sus espectativas. Esto ocurre especialmente en proyectos de largo plazo donde Podrían haber nuevos interesados ingresando a la mitad del proyecto.
Para acomodar las peticiones de los interesados y las nuevas demandas que surjan a medida que el proyecto se desenvuelva, usted necesitará poder gestionar los cambios. Esto puede incluir la gestión de solicitudes de cambio. Cuando administre solicitudes de cambio, asegúrese de sólo acomodar aquella que sean necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto y entregables.
Tiempo
Como base, el cronograma es la cantidad asignada para completar un proyecto. Usualmente se estima primeramente anotando todas las tareas necesarias para moverse desde el principio hasta el final del proyecto.
Una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es usada para tomar la mesa de un gran proyecto y descomponerla en una serie de tareas más manejables. Estas tareas estarán entonces priorizadas, las dependencias enlazarán y serán ubicadas en una línea de tiempo.
Un diagrama de Gantt es una vía para visualizar el cronograma del proyecto con cada tarea en un punto de esa línea de tiempo, con las dependencias enlazadas y las duraciones determinadas. Tener datos históricos puede ayudar a hacer estimaciones más exactas.
De acuerdo con el Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos (PMBOK), el cronograma puede ser gestionados a través de los procesos de administración del cronograma. Esos procesos son los siguientes:
- Planificar la gestión del cronograma: Crear políticas procedimientos y documentación para la planificación ejecución y monitoreo del cronograma del proyecto.
- Definir las actividades: Identificar y documentar qué acciones deben realizarse para producir los entregables del proyecto.
- Secuenciar las actividades: Identificar y documentar el orden lógico de trabajo que sea más eficiente.
- Estimar los recursos de las actividades: qué tipo y cuántos materiales, personas, equipamiento, suministros, etc. se necesitan para desarrollar cada actividad.
- Estimar la duración de las actividades: Cuánto tomar a completar cada actividad con los recursos estimados.
- Elaborar el cronograma: Analizar la actividad duración y recursos y la elaborar el cronograma.
- Controlar el cronograma: Comparar el cronograma planeado con el progreso actual para determinar si el proyecto permanece encarrilado.
Cómo usar la triple restricción
Cuando esté gestionando un proyecto algunas variables pueden cambiar, otras no. La triple restricción le da un sentido firme de qué ue puede y no y qué no puede ajustar a lo largo del curso del proyecto.
Por ejemplo si está corriendo atrasado respecto al cronograma, usted puede trabajar en reducir las características del proyecto. Eso es reducir el alcance. Entonces usted puede dedicar más recursos moviéndose hacia adelante en el cronograma. Eso es incrementar el costo. Usted puede también, si es posible, cambiar la fecha límite y darse más tiempo. Todos estos escenarios están aplicando la triple restricción para gestionar el proyecto.
Básicamente la triple restricción es realmente un actuación de balance y equilibrio. Es como el malabarismo; parece fácil hasta que lo intenta. Así como en el malabarismo, toma práctica. Para un director de proyecto eso significa tomarse el tiempo de entender la triple restricción, y cómo se aplica al proyecto y hacer la tarea de antemano, de tal manera de que si usted deba ajustar, lo haga con conocimiento.
La triple restricción lo ayudará a gestionar su proyecto. Planificar para el cronograma alcance costo de su proyecto lo ayudará a alcanzar sus objetivos y metas.
Tomado del artículo original bit.ly/ProjMgrTripleConstraint
Project Management en Ecuador 