Una vez que usted haya concebido su emprendimiento, o plasmado su iniciativa y convertida en un proyecto, no es suficiente con ejecutarlo cuanto antes. Si bien es cierto, se dice que “el que pega primero, pega tres veces”, pero también es cierto que “no por mucho madrugar, se amanece más temprano”. Si usted no construye su casa asentada sobre roca, muy probablemente esta se desmoronará. En este artículo usted va a recibir, de todas las recomendaciones posibles, cinco consejos fundamentales que pueden significar la diferencia entre el éxito de un proyecto y un fracaso.
Síganos para estar al día de novedades acerca este artículo:
Seguir a T800-ITEn 2017, gestionar los costos del proyecto (49,5%) fue el problema más grande enfrentado por los Directores de Proyectos de manufactura en 2017. Cumplir las fechas límite (45,8%) y compartir información entre equipos (43,9%) no se quedaron tan atrás.
Fuente: Liquid Planner
Nunca es demasiado prudente invertir el mayor tiempo posible en una buena planificación, siempre que esta sea efectiva, y convierta el miedo a fallar en conocimiento y técnica, siguiendo nuevas formas de realizar las cosas con recomendaciones como las que leerá a continuación; en las palabras de John D. Rockefeller:
Si usted desea tener éxito debe buscar nuevos caminos, en lugar de recorrer los caminos tradicionales y trillados del éxito, que todos conocen.
John D. Rockefeller
¿Qué pasaría si no acojo recomendaciones como estas?
En 2017, una falta de metas claras es el factor más común (37%) detrás de un proyecto fallido, de acuerdo a líderes ejecutivos.
Fuente: PMI Pulse of the Profession 2017
En el artículo “Tres proyectos y tres emprendimientos que no salieron como se esperaba”, se abordan algunos ejemplos de famosos casos que no siguieron estas recomendaciones, quizá por desconocimiento, por presión y apuro, etc. Estos proyectos son:
- Aeropuerto Internacional de Denver
- Sistema Nacional de Salud de Reino Unido
- IBM 7030 Stretch
Así como estos emprendimientos también fallaron:
- Google Fiber
- Pebble
- Proyecto ARA
Todos ellos tuvieron un punto en común: Tuvieron una inefectiva GESTIÓN de PROYECTOS.
Hay que puntualizar que en todo proyecto, existen seis aristas dependientes entre sí y que gobiernan las condiciones sobre las cuales se puede mover un proyecto. Estas seis restricciones de un proyecto: alcance, tiempo, costos, calidad, recursos y riesgos, aunque inherentemente son independientes, se influyen mutuamente, tal que si aumenta el alcance de un proyecto, se necesita mayores recursos, o tiempo, o costos, para conseguirlo. Si se reduce el tiempo o el presupuesto, aumentarían los riesgos, o se vería comprometida la calidad, y así sucesivamente.
Anteriormente, solo se prestaba atención a tres variables: alcance, tiempo y costos, y a esta triada se llamaba Triángulo de Negociación, una medida sobre la cual se puede negociar ante los interesados cualquier afectación de estas variables. Hoy en día, estas seis perspectivas son tan unidas y vinculadas entre sí como las 6 aristas de un tetraedro, que al expandir o contraerse un lado, se expanden o contraen los otros 5.
El reporte de Resumen CHAOS 2009 del Standish Group nos mostró la tasa de falla de proyectos más alta en toda una década. En 2008, 32% de todos los proyectos tuvieron éxito y se entregaron a tiempo, ajustados al presupuesto, y con todas las características y funciones. Además, el 44% fueron desafiantes (tardíos, presupuesto excedido y/o con menos características y funciones) y 24% fallaron (se cancelaron antes de terminar o se entregaron y nunca fueron usados).
CHAOS Summary 2009: The 10 Laws of CHAOS. Rep. Boston, MA: Standish Group International, 2009.
En necesario recalcar el paradigma que el Equipo de dirección de proyectos debe desarrollar a lo largo del mismo dos clases de habilidades y destrezas, necesarias para su consecución: Las Hard-Skills o Habilidades Duras, Técnicas o de Alta Precisión; y las Soft-Skills o Habilidades Blandas, de Comportamiento o de Alta Flexibilidad. En el artículo Soft-Skills y su decisivo aporte a la Dirección de Proyectos, obtendrá más detalles sobre estos dos tipos de habilidades necesarias para una efectiva gestión.
Sin más preámbulo aquí se encuentran las cinco recomendaciones para favorecer el éxito de sus proyectos y emprendimientos.
1. 🚧 Planifique con un alcance cercado
70% – 85% de todos los costos de retrabajo fueron debido a errores en los requerimientos.
Bartholomew, Doug. «Prescription for Better Projects.» AllBusiness. 1 Aug. 2006. Web. 10 Mar. 2010.
Después de describir qué se va a construir o qué se va a atender con un emprendimiento, es necesario definir hasta dónde llegar. Cuando nos referimos a cercado, hablamos de definido, con límites claramente descritos. No sólo implica tener claro lo que se va a hacer, sino lo que NO se va a hacer: lo Fuera de Alcance.
Esto no quiere decir limitar o coartar su creatividad, significa no estancarse y seguir creando más y más funcionalidad y evitar nunca liberarla al mercado por no estar conforme con lo definido. Se empieza por planificar hasta dónde llegar en cuanto al alcance, y una vez de acuerdo, construir lo acordado. Saldrá del ciclo infinito de crear y crear, y usted brindará sensación de avance a los demás y a sí mismo.
Siempre centre su atención en la Propuesta de Valor (también llamada Propuesta Única de Venta – PUV)que definió al comienzo, y gire en torno a ella. Que todo requerimiento nuevo, sirva para cumplir con los objetivos globales de su proyecto y no a distraerse de ellos.
Existen muchos vicios conocidos a esta recomendación. Pregúntese si no se encuentra en alguna de estas dos situaciones:
- Se llama Scope Creep, al vicio de pedir constantemente más características, ya que existen otras recién creadas: «y-ya-que permites escribir notas adicionales, que también permitas cambiarle el tipo de letra«, «y-ya-que lo construiste en esta sección, haz lo mismo para las otras 50«, son algunos ejemplos.
- Se llama Gold Plating, a la decisión unilateral, aunque de buena fe, de muchos diseñadores, programadores, constructores, y constructores en general, a otorgar mayor funcionalidad al cliente, en desmedro de consumir más recursos o consumir tiempo, perdiendo el enfoque real del producto.
Si su alcance es amplio y su expectativas son comprensiblemente gigantes, considérelas, pero también considere el versionamiento: Lance una primera versión al mercado con un conjunto de características básicas, evalúe la respuesta el mercado, y dentro de un tiempo razonable, libere una siguiente versión mejorada, y repita el ciclo. Mantenga vivo el ciclo de vida del Producto creado, generando más proyectos que lo innoven.
2. 🤝 Adquiera cada vez más habilidades interpersonales
Es obvio que es imprescindible conocer el ámbito del proyecto en el cual uno se embarca, pero nadie puede exigir que usted deba ser aquel que lo domine. John F. Kennedy dijo: «Un hombre inteligente es aquel, que sabe contratar a gente más inteligente que él«. El conocimiento, criterio o juicio de ellos, y el suyo, aplicado a un proyecto se llama Juicio de Expertos.
Si bien es cierto, usted debe tener conocimientos técnicos de manejo de cronogramas, reportes, hojas de cálculo, y del ámbito del proyecto –habilidades denominadas Hard-Skills, es tanto o más útil tener habilidades de relacionarse con su equipo y demás interesados –llamadas también Habilidades Interpersonales (Soft-Skills).
Recuerde que en su proyecto usted no está solo, y a su equipo debe sacar lo mejor de sí. Cada persona es un mundo distinto con inquietudes, problemas, virtudes y defectos, posiblemente intereses contrapuestos, y su deber es resolver sus conflictos en bien del equipo y del proyecto. Utilice herramientas como un registro de incidentes para su seguimiento, y recurra constantemente a sus habilidades interpersonales para lidiar con los problemas. IPMA recomienda algunas de ellas, y fueron contempladas en el artículo Las Soft-Skills y su decisivo aporte a la Dirección de Proyectos.
La idea es que constantemente dedique su vida profesional al aprendizaje continuo de estas virtudes. Le servirán no sólo para el ámbito de Proyectos, sino para su vida diaria. A continuación le propongo 15 de ellas para que las vaya trabajando.
Sí, ética. Un buen Director de Proyectos está fuertemente comprometido con la ética, responsabilidad social y comportamiento organizacional.
3. 👥 Involucre a TODOS los interesados y Fomente su compromiso
La clave es colaborar con sus interesados y definir requerimientos de negocio completos y exactos al comienzo del proyecto (analista de negocio), tal que se implementen actividades correctas a lo largo del ciclo de vida del proyecto para conseguir estos requerimientos (director de proyecto). Si usted puede usar ambos sombreros, no solo debe asegurar que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también cierre la brecha entre la línea de negocio y la tecnología, ¡para que todos queden contentos con el resultado final!
Fuente: https://www.corpedgroup.com/resources/pm/7ReasonsBAPMSkills.asp
Se denominan INTERESADOS, a toda aquella persona o entidad que se ve afectada positiva o negativamente por el desarrollo de un proyecto o por su resultado. Pueden incluir a su(s) patrocinador(es), su equipo de proyecto, expertos consultores, clientes, proveedores, entidades de gobierno, una comunidad afectada, etc. Estos interesados aparecen y desaparecen durante el transcurso de su proyecto, y a usted le conviene identificarlos y gestionar sus necesidades y expectativas habiéndolas registrado cuanto antes, no vaya a ser que por uno de ellos su proyecto se detenga.
Este es un proceso iterativo. Ponga nombre y apellido a cada uno: No «Gerente de Compras«, o «Auditor«. Si uno de ellos es relevado por otro, vuelva a hacer un análisis de la nueva persona a cargo. Si se trata de un grupo, identifique a su vocero o líder y gestiónelo como individuo.
Registre sus inquietudes, preocupaciones y expectativas, y el grado de reticencia o colaboración, y trace un plan para asegurar su compromiso de modo que le convenga a los intereses de su proyecto.
4. ⚠️ Anticípese a los Riesgos
De acuerdo con el artículo La Gestión de Riesgos como Factor Clave de Éxito, un Riesgo es un evento de carácter incierto (con probabilidad), que tiene un impacto positivo o negativo (oportunidad o amenaza) en los objetivos del proyecto. Desarrolle un proceso continuo de identificar y gestionar apropiadamente a medida que vayan surgiendo. Estime su probabilidad e impacto, y calcule su exposición o severidad –definida como la unión de los dos. Luego ordénelos de mayor a menor por esta última y desarrolle un plan de respuesta para cada uno, que se active antes y después que ocurra ese riesgo priorizado.
En cuanto a su presupuesto, no se limite a estimarlo sumando todos los costos relacionados a las actividades. Reserve un valor de contingencia, en términos de costos o incluso tiempo, analizando anteriormente cada riesgo. En el artículo mencionado se menciona cómo. Finalmente, asigne un valor de Reserva de Gestión en los mismos términos, que puede ser un 5, 10 o 15% del valor de su presupuesto, para cualquier imprevisto que no haya identificado previamente. Con esto, deberá tener todo fríamente calculado y evitar preocupaciones.
Solo un 37% de los equipos en Reino Unido reportaron haber completado projectos a tiempo, más seguido de los que no.
Fuente: Wellingtone
5. 🔎 Ponga la CALIDAD con centro en el Cliente
25%-40% de todo lo empleado en proyectos se desperdicia en como resultado de retrabajo.
Hass, Kathleen B. «Business Analysis Center of Excellence.» Projects@Work. 18 May 2007. Web. 10 Mar. 2010.
Un tema importante que no hay que dejar pasar por alto es la Calidad; es decir, que su producto o servicio resuelva alguna necesidad de manera correcta. Para esto, usted debe tomar todas sus decisiones desde el principio hasta el final poniendo al cliente como eje. Desde la misma propuesta de valor (o PUV), los requerimientos y características de la solución, su disponibilidad, los costos de calidad, las decisiones de versionamiento, de aseguramiento y control de calidad, deben pensarse teniendo en cuenta cómo acercar la solución cada vez más a su cliente.
Ya lo dijo Philip Kotler, el padre del marketing moderno: «Ya no basta con satisfacer a los clientes. Ahora hay que dejarlos encantados«. Esta estrategia favorece precisamente el hecho de buscar desde un principio maneras de dejar maravillados a sus clientes y cautivarlos a usar su producto, y considerarlas desde la primera versión sin distractores.
Epílogo
Con estas recomendaciones clave puede dirigir su proyecto, empezando con una efectiva planificación. En todo proyecto existen 10 perspectivas distintas de analizarlo, 10 áreas de conocimiento, y cada una de ellas se la debe ver por silos y de manera conjunta. Como sombreros particulares que un Director de Proyectos debe ponerse continuamente. Todas ellas tienen el mismo grado de importancia, tal que los Riesgos están al mismo nivel que el Cronograma; la Calidad, del Presupuesto; las Comunicaciones, del Alcance, etc. Todos en un solo panorama, de Integración de todas ellas.
Si esto no convierte a los Directores de Proyectos en superhéroes, considere esto. Un proyecto puede salvar vidas:
En el año 2010, un proyecto de rescate salvó la vida de 33 mineros en una mina en Chile. Su análisis consta en este artículo. En este proyecto, se realzó al mismo nivel de prioridad y de manera tan técnica como el rescate en sí, a la calidad de la comunicación y los mensajes a los mineros atrapados, a sus familias y a la opinión pública, así como la salud física y psicológica de los mineros durante aquellos 70 desesperantes días –tal es así que hasta la NASA estuvo involucrada.
Al 26 de junio de 2019, el salario promedio de un Director de Proyectos en Estados Unidos fue de $75.474 ($80.854, al 15 de marzo de 2018).
Fuente: Glassdoor
A continuación un bono adicional, una recomendación más a la lista que es igualmente útil para el desarrollo de sus proyectos y emprendimientos.
6. 🤷🏻♂️Aprenda de los Errores
Pierda el miedo a cometer errores en sus proyectos de emprendimiento, pues estos sirven para mejorar cada vez más. Se dice que «Fallar no es una opción«, pero en Gestión de Proyectos, y bajo ciertas condiciones y guardando las proporciones, Fallar SÍ es una opción, pero hay que aprender de los errores –digo LOS y no SUS, porque también debe aprender de los errores de los demás. A estos «errores» que sirven para enriquecer nuestra experiencia, se llaman Lecciones Aprendidas.
¿Cómo hago esto? Registrando constantemente como lecciones aprendidas, a todo lo que hice y que no hice, y que estuvo bien y estuvo mal. Todas aquellas decisiones tomadas con sus respectivas conclusiones. De tal manera que, en un futuro, usted las vuelva a revisar, y las aplique como recomendaciones y no vuelva a cometer los mismos errores.
No olvide compartir estas lecciones aprendidas, recuerde que usted recibe más cuando da.
Deo Omnis Gloria.
¿Desea conocer más?
Project Management en Ecuador 