La Dirección de Proyectos es como dirigir una Orquesta, ¿hasta qué punto es cierto?

Dentro de la complejidad que puede revestir la Dirección de Proyectos (Project Management), se destaca establecer ciertas analogías con otros tipos de dirección.  A menudo se suele derivar su comparación con la dirección de orquesta.  A nivel de conversaciones informales y reuniones de trabajo se suele contemplar dicha actividad con símiles que reflejan similitudes en ambas profesiones.

Muchas personas que dirigen y han dirigido proyectos se comparan a sí mismos «Directores de Orquesta», comparando a la «orquesta» con sus respectivos equipos y recursos.  Estos equipos pueden constar de: programadores, diseñadores, constructores, trabajadores en general.  Incluso en la última película sobre la vida de Steve Jobs, hay una escena en la se refiere a sí mismo como alguien que «dirige la orquesta»(I play de orchestra), y a Steve Wozniak como su best musician player.  Jobs no sabía programar, no era un ingeniero, etc., pero sin embargo los demás lo consideraban «un genio», ¿por qué?

Para contestar a esta pregunta, lo mejor es recabar información sobre qué hace un director de orquesta de hoy, encontrar sus similitudes y plantear conclusiones.  Si quienes son los verdaderos creadores de algo –programadores, diseñadores, o músicos– realmente hacen el trabajo destacable y deben realizar un trabajo de calidad, ¿qué de importante es el trabajo de un director de proyectos, o en este caso del director de orquesta?

De acuerdo con el criterio de Diana Denisse Alvarado R., brillante estudiante de 8vo. grado de Educación Musical de Conservatorio, cantante, concertista de piano, y solista de flauta traversa ante una orquesta sinfónica, el valor que imprime un director de orquesta empieza desde los mismos ensayos: es quien se encarga de convocar a todos los músicos de la orquesta todos los días, si es necesario, para nivelar sus capacidades individuales al  requerido para la obra, misma que es tocada una y otra vez hasta quedar a la perfección.  En este sentido, indica, si hubiera algún participante (violines, oboes, cellos, etc.) cuyo rendimiento no es el adecuado, es el director el encargado de identificar los errores de este, y plantear el seguimiento hasta que queden suprimidos; puesto que, no solamente que no sacan el mayor potencial del músico, si no que ponen en peligro el rendimiento del grupo, al distraerlo con el error no corregido.

El Director de Proyectos, llama Planificación a los ensayos, y ella comprende igualmente la preparación de todos los recursos necesarios para ser ejecutados en una etapa posterior, sin su despilfarro, sub-utilización ni daño, sino de manera efectiva para conseguir el resultado deseado en el visionamiento inicial.

Además, agrega Diana Denisse, es de vital importancia la sincronización entre los músicos al momento de la interpretación de una obra.  A pesar que cada músico sabe qué tiene que tocar, puesto que todos tienen al frente sus respectivas partituras, la señal de las manos y la mirada del director de orquesta es quien les indica en qué momento entra cada uno, y a qué ritmo deben de tocar, aunque estuviera escrito, la de-sincronización sería inevitable probablemente, sino fuera porque la batuta del director les marca el compás a todos.  Cada concertista mira su partitura atentamente, pero está atento de reojo a los movimientos y señales gestuales convenidas de su director de orquesta.  Se hace énfasis a convenidas, porque ante un cambio de director, debería haber nuevos ensayos previos, con este nuevo.

De acuerdo con las cualidades de un director de orquesta que refiere el director de orquesta Francisco Navarro Lara, se resume los siguientes puntos de concordancia hacia la gestión de un director de proyectos y cómo coinciden ambas profesiones:

Comunicar una visión

Es necesario que un director de orquesta comunique su visión, basado en su criterio, sobre la intención que un compositor le imprimió al momento de escribir una obra, que emociones quiso expresar en cada frase de ella, y hacer transmitir la misma emoción a los grupos de músicos.  Un director de proyecto debe comunicar la visión de negocio que el creador de la iniciativa (conocido como Patrocinador) intenta darle: resolviendo alguna necesidad, aprovechando alguna oportunidad, etc.

Cohesionar al equipo (Team-building)

La función de un director moderno de orquesta no es una función «motora», no se trata solo de marcar compaces, sino de expresar su visión de la obra, al equipo de una manera vehemente; se entiende que no se trata de dirigir instrumentos (cosas), sino dirigir músicos; es decir, personas. Un director de proyectos también requiere habilidades y destrezas interpersonales que le permitan resolver si es necesario conflictos con cada uno de los miembros de su equipo, y hacer que cada uno saque lo mejor de sí en favor de los objetivos del proyecto.  Tal como un director de orquesta indica a cada músico en qué momento le toca entrar, a pesar de saberlo por la partitura que tiene en frente, el director de proyectos es un facilitador, que permite que cada uno de los miembros de equipo trabajen mancomunadamente y de manera sincronizada como un solo organismo vivo.  En la orquesta, un solo microsegundo de descoordinación puede significar una melodía disonante y esto arruinaría la obra entera. 

No es imperativo saber cómo se tocan los instrumentos para dirigirlos. 

Muchos de los grandes directores de orquesta de la actualidad, según Navarro, no han sido ni grandes pianistas, y se diría que ni siquiera son grandes músicos.  Tenemos el caso de Carlos Kleiber, que ha sido considerado recientemente el «Director de Orquesta más grande del siglo XX», quien ni sabía tocar el piano, ni se sabía que había estudiado en ningún conservatorio, incluso algunos decían que no tenía buen oído musical.  Sin embargo, se lo consideró de tal manera debido a que poseyó, junto con otros grandes, las cualidades de saber comunicar el enfoque que le dio el compositor, y el trasfondo espiritual que quiso transmitir, eso le demanda tener imaginación y creatividad; también el hecho de ser un buen comunicador, y sobre todo un motivador hacia la orquesta de dicha visión.  El Director de Proyectos, tampoco necesita con carácter de mandatorio el conocimiento completo del proyecto o de la línea de negocio del proyecto que va a dirigir. Para tal efecto, se basa no solo en su criterio, sino en el del resto de su equipo para tomar decisiones.  A esto se le denomina Juicio de Expertos. También debe ser un comunicador y sobre todo un motivador que transmita la visión y objetivos al resto del equipo. Felizmente, el director de proyectos siempre tendrá vivo al patrocinador para consultarle su visión y trasfondo, a diferencia de los grandes compositores musicales, algunos pueden o no estar vivos.

La forma de expresarse es clave

De acuerdo con Eddie Mora, también director de orquesta, la comunicación no verbal, la gesticulación es fundamental para dirigir una orquesta adecuadamente.  Los giros de su cuerpo, hasta las facciones de su cara , transmiten una información que debe ser interpretada por los músicos.  La parte más visible son sus brazos y sus manos, con la batuta como una extensión de estas, y es lo que la gente mayormente percibe.  El brazo derecho indica el tempo, y el brazo izquierdo la parte emocional: frases de la música en secciones que pueden ser piano o forte (suave o fuerte). El director de proyecto, tiene una principal obligación a cuidar su forma de expresión y utilizarla de manera coherente en beneficio del proyecto, y en redundancia de su imagen profesional.  El 90% de su tiempo la emplea comunicándose, de ahí su carácter fundamental.  Su tono de voz, su capacidad de persuación, liderazgo, capacidad de escucha entre otras habilidades de comportamiento (soft-skills) son clave para llegar a motivar y mantener la credibilidad.  Su batuta, como extensión de su mente, son los medios formales e informales de comunicación oral y escrita que aplica, utilizando uno o más estilos de liderazgo.

Tener visión de «bosque»

Los directores de orquesta, a diferencia de los músicos, no solo deben preocuparse por que su instrumento suene de manera perfecta como consta en su partitura, sino que deben preocuparse del rendimiento de cada músico y su apego a su respectiva partitura.  Atender los problemas con cada uno de manera particular, y la sincronía de instrumentos para tocar una melodía al unísono.  Los directores de proyecto, también deben ver «al árbol y al bosque», atendiendo a cada miembro del equipo en particular, si tuviese algún inconveniente, y abstrayéndose siempre, del nivel del mar a doscientos mil pies, para evaluar hacia dónde va una situación en particular, y encauzarla apropiadamente.  No dejar que las «ramas bloqueen la vista del bosque» y «sacar la cabeza para respirar» de vez en cuando.

Existen muchas más similitudes de las que pueden distinguirse a simple vista en una frase tan trivial usada en este ámbito. Así como hay componentes de infraestructura tecnológica llamados Orchestrators, los cuales tienen un papel fundamental en la armonización de los componentes fundamentales de un sistema, los directores de proyecto, tienen un papel crucial en el éxito de un proyecto en particular.

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